Como funciona a gestão de TI em cartórios no Brasil

Os 676.514 incidentes reportados durante 2018 ao Centro de Estudos, Resposta e Tratamento de Incidentes de Segurança no Brasil (CERT.br) revelam uma preocupação constante para diversos setores nacionais. São ataques de negação de serviço, tentativas de fraude e computadores comprometidos que colocam em risco a proteção de dados. E o que os cartórios tem a ver com isso?

Os serviços notariais e de registro no Brasil precisam cumprir padrões mínimos de tecnologia da informação para garantir a segurança, integridade e disponibilidade de dados, de acordo com o provimento nº 74/2018, da Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ). Por isso, o avanço na gestão de TI dos cartórios é essencial para reforçar a modernização, eficiência e proteção de dados dos cidadãos.

Arquivando o passado

 

Você pensou em cartório e a primeira palavra que veio a sua cabeça foi burocracia? Apesar das atividades serem cheias de regras e procedimentos, elas são necessárias para a continuidade dos serviços. Mas o funcionamento completo e seguro exige práticas de gestão de TI que são fundamentais para o armazenamento eletrônico de dados e alta disponibilidade para um atendimento eficaz.

Com as determinações do CNJ, a lentidão já está ficando no passado. Não é à toa que alguns dos pré-requisitos para estar em conformidade com o provimento são a utilização de switch para a conexão dos equipamentos do cartório, roteador para controlar as conexões internas e externas, além de um servidor com alta disponibilidade que, em caso de pane no servidor principal, permita que a equipe retome o atendimento aos cidadãos em até 15 minutos.

Cópias autenticadas com sucesso

 

Assim como o seu documento autenticado em mãos, as cópias de segurança de dados nos cartórios também são importantes e devem estar disponíveis sempre.

De acordo com o Art. 3º do provimento do CNJ, é necessária uma rotina de backups constante, com o arquivamento de todos os livros e atos eletrônicos do cartório em intervalos que não ultrapassam 24 horas, precisando de um armazenamento em mídia eletrônica e, também, na nuvem.

Aqui está seu certificado de segurança

 

Agora imagine todas as certidões, atas, declarações e registros da sua vida sendo armazenados sem segurança, correndo riscos de cibercrime ou até mesmo de desastres naturais. Pior: todas as cópias de segurança que foram realizadas também em perigo. As atividades de cartórios precisam de constante segurança e prevenção contra ameaças, tanto em nível físico quanto lógico.

Para isso, é necessário o uso de softwares licenciados, softwares antívirus e antissequestro, além de firewalls para garantir a segurança lógica. No aspecto físico, é importante manter um ambiente isolado, com refrigeração ideal para os equipamentos em uso e controle de acesso ao local.

Declaramos união estável entre TI e cartórios

 

A gente não tem esse poder, mas podemos ser o seu parceiro ideal. É evidente a necessidade da tecnologia da informação andar de mãos dadas com os serviços notariais e registrais. As regras sobre os padrões mínimos de TI para os serviços já passaram por um prazo de modernização este ano, mas ressaltamos a importância de manter um acompanhamento constante com a integridade dos dados nos cartórios. Você pode conferir todos os requisitos do CNJ para cumprimento dos padrões nas diferentes classes de cartórios aqui.

O papel do profissional de TI é mais do que um suporte para a sua gestão. Seja com profissionais treinados ou com uma empresa contratada, realizar operações no sistema, manutenções e rotinas de backups são fundamentais para trilhar um relacionamento duradouro com base na segurança e integridade de dados.

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